De beste manieren om Power BI content te delen

Ben jij binnen jouw team verantwoordelijk voor het delen van Power BI content (rapporten, dashboard, apps) naar je gebruikers toe? Weet je niet wat precies de opties zijn voor het delen van content met anderen? Wat is bijvoorbeeld het verschil tussen toegang tot een werkruimte en toegang tot een app? Wanneer geef je welke persoon daar toegang tot?
Dit artikel geeft antwoord op deze vragen en vertelt je in welke situatie je welke oplossing het beste kunt gebruiken.

De middelen

Er zijn 3 manieren waarop je mensen toegang kunt geven tot jouw Power BI content, namelijk door middel van het verlenen van werkruimte toegang, het delen van een Power BI app of het delen van losse content.

Werkruimte toegang

Een werkruimte is een online omgeving om al je Power BI content te delen met anderen. Standaard beschikt iedere Power BI gebruiker over een eigen werkruimte die als “Mijn werkruimte” is terug te vinden in de Power BI Service, deze kun je gebruiken als speelplaats om je eigen gemaakte content online te bekijken en bewerken. Eindgebruikers die alleen rapporten bekijken zullen hier waarschijnlijk niet bekend mee zijn.

Mijn werkruimte

• Eigen speelplaats (a la OneDrive)
• Testen hoe rapport er online uitziet
• Niet bedoeld om rapporten te delen (tenzij testrapporten)

Daarnaast kent Power BI gedeelde werkruimten. Dit type werkruimte is een samenwerkomgeving waar je met meerdere mensen aan content kunt werken en deze kunt delen met anderen. Je kunt mensen toevoegen aan een gedeelde werkruimte en anderen kunnen jou toevoegen aan een gedeelde werkruimte. Wat je in een werkruimte kunt, hangt af van je rol in de werkruimte, zo kun je werkruimtebeheerder, -inzender, -lid of -lezer zijn. De werkruimtebeheerder wijst de rollen toe aan de werkruimtegebruikers. Lees hier meer informatie over wat je per rol kunt. Je kunt een gedeelde werkruimte het beste vergelijken met een Teams site, om een vergelijkbare manier kun je beschikken over je content.
In een werkruimte zijn vooral rapportbeheerders en -ontwikkelaars actief. Eindgebruikers consumeren hun content veelal door middel van een Power BI App of -rapport.

Gedeelde werkruimte

• groepsomgeving voor content m.b.t. een specifiek team, project of afdeling (a la Teams)
• Bedoeld om rapporten te delen met anderen
• Geeft toegang tot alle content in een werkruimte
• Voor ontwikkelaars en beheerders van rapporten

Power BI App

Een Power BI App is een selectie van vaak meerdere rapporten, met eventueel een dashboard, gebundeld in één overzichtelijke applicatie (in het verleden heette dit een content pack, wat mijn inziens een meer verklarende naam is). Een Power BI app kan worden verrijkt met extra informatiepagina’s zoals bijvoorbeeld een SharePoint- of internetpagina. Het is bij voorkeur geschikt om je content te delen met eindgebruikers. Je kunt in een Power BI app bepalen in welke volgorde de rapporten zichtbaar zijn en bepalen welke rapporten wel of niet zichtbaar zijn in de app.
De Power BI gegevensset die ten grondslag ligt aan ieder rapport, kun je optioneel delen met eindgebruikers. Uit het oogpunt van dataprivacy en –security wordt dit afgeraden omdat een rapport veelal geaggregeerde data bevat terwijl een gegevensset ook data op detailniveau kan bevatten, zoals n.a.w. of salarisgegevens. Het ongeautoriseerd delen van deze gegevens met anderen (zowel intern als extern) valt onder de noemer datalek.

Losse rapportages

Wanneer in jouw werkruimte meerdere rapportages staan die niet gedeeld mogen worden met dezelfde groep gebruikers, kun je ervoor kiezen om de rapportages afzonderlijk te delen met gebruikers. Zo kun je per rapportage bepalen wie daar toegang tot mag krijgen. Hiermee heb je volledige controle over wie wat mag zien. 
Let er wel op dat wanneer je veel losse rapportages met verschillende mensen deelt, het al gauw onoverzichtelijk kan worden wie wat kan zien.

Conclusie

Er zijn diverse mogelijkheden om je content te delen met je afnemers. Er is niet één beste oplossing hiervoor en wat goed is, hangt af de situatie. Zo is een belangrijke factor het aantal afnemers waarmee rapporten gedeeld worden, hoeveel van de rapporten in de werkruimte zij mogen zien en of zij de rapporten alleen mogen lezen of ook de onderliggende gegevensset mogen analyseren. Gebruik als vuistregel dat voor eindgebruikers (rapport lezers) het delen van een losse rapportage of app het meest geschikt is. Hiermee kun je zelf bepalen waar deze gebruiker toegang toe krijgt. Dit is met name belangrijk om te voorkomen dat zij toegang krijgen tot gegevenssets of rapportages met persoonlijke- en/of vertrouwelijke informatie die in de werkruimte aanwezig zijn. De werkruimte beheerders of rapportontwikkelaars kun je uiteraard wel toegang geven tot de werkruimte. Wat vooral belangrijk is, is om niet al je gebruikers klakkeloos als beheerder, inzender of lid aan je werkruimte toe te voegen. Handige gebruikers kunnen dan namelijk eenvoudig zelf aan de haal gaan met de gegevenssets in de werkruimte en daarmee zelf nieuwe content produceren en delen. Die content kunnen zij vervolgens ook weer delen met nieuwe gebruikers, je kunt zo al snel de controle over je data kwijt zijn. Het is goed te realiseren dat je als werkruimtebeheerder in control moet zijn van wat er zich binnen je werkruimte afspeelt. Weet wat er in je werkruimte aan content zit, weet wie er toegang toe heeft en wat diegene ermee kan doen.

Verder met data

Is stilstaan niks voor jou? Wil jij iedere dag leren en kunnen sparren met vakgenoten? Neem gerust contact op, ik vertel je er graag meer over. Of bekijk de vacatures.

Naar vacatures

Verder lezen?

Ontdek meer verhalen van Sogeti collega’s!

Naar blogs