Veel bedrijven vinden functioneel beheer een toegevoegde waarde. Sinds de komst van Business Information Services Library (BiSL) in 2005 veroverden functioneel beheerders in veel bedrijven een vaste plek. Zij beheren de functionaliteiten van een applicatie. Maar hoeveel medewerkers en uren (FTE) zet je voor functioneel beheer in? En wat bepaalt de tijdsbesteding van een functioneel beheerder? Dit zijn vragen die opkomen.

Er zijn verschillende manieren waarmee adviesbureaus de grootte van de IT-organisatie bepalen. Deze modellen zijn alleen niet voor functioneel beheer geschikt. De factoren die de tijdsbesteding van een functioneel beheerder beïnvloeden vallen namelijk voor een deel buiten de IT-organisatie.

Hoe bereken je dan de omvang van functioneel beheer?

In deze blog beschrijf ik hoe je de omvang van je functioneel beheer organisatie kunt berekenen. De 20 jaar ervaring in uitvoering en inrichting van functioneel beheer bij diverse organisaties ligt aan de basis van dit model. De praktijk leert dat dit model voor 90% van de applicaties toepasbaar is.

De omvang van functioneel beheer bereken je aan de hand van 5 aspecten:

• De taken die een functioneel beheerder uitvoert;
• De gemiddelde tijd die functioneel beheer besteedt aan deze taken;
• De kenmerken van een applicatie;
• Een begrotingsmatrix met het gemiddelde aantal FTE per categorie;
• De volwassenheid van functioneel beheer organisatie.

De taken van functioneel beheer zijn per bedrijf verschillend. Voor de generieke taken kunt je BiSL goed als kader gebruiken. Naast vakinhoudelijke taken voert de functioneel beheerder meestal ook applicatie-specifieke taken uit die BiSL niet noemt. Daarom gaat de berekening uit van het takenpakket van het bedrijf en de gemiddelde tijd die de functioneel beheerder daaraan besteedt.

Hoe werkt het rekenmodel?

Er zijn twee aandachtsgebieden die de tijdsbesteding van een functioneel beheerder beïnvloeden: dynamiek en complexiteit. De combinatie van deze twee bepaalt de categorie van een applicatie en de positie in de begrotingsmatrix (zie voorbeeld in figuur 1). De matrix geeft het aantal FTE die nodig is voor de betreffende applicatie.

De begrotingsmatrix is toepasbaar voor verschillende soorten applicaties. De optelling van het aantal FTE per applicatie bepaalt de omvang van je functioneel beheer organisatie. Op dit getal vindt een correctie plaats naar aanleiding van de volwassenheid van de functioneel beheer organisatie.

Zo ontstaat een begrotingsmodel dat in de praktijk zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. Sommige organisaties gebruiken dit model naast het IT Budget Model van Gartner; een rekenmodel voor het bepalen van het budget en omvang van je IT-organisatie.

Resultaten

Met de resultaten uit het model krijg je een goed beeld van het aantal uren dat nodig is tegenover het werkelijk aantal uren. Het belangrijkste doel van het begrotingsmodel is om de discussie te voeren over het verschil in deze twee getallen. Het kan namelijk best zijn dat functioneel beheerders tijd besteden aan taken die niet bij hun functie horen, de oneigenlijke taken.

Het begrotingsmodel is geschikt voor het

• Berekenen van het aantal FTE functioneel beheer voor een nieuwe applicatie;
• Toetsen van de bestaande formatie.

Meer weten?

Wil je weten of jouw organisatie te veel of te weinig functioneel beheerders heeft en hoe je dit begrotingsmodel toepast? Neem dan contact op.