In onze eerdere post beschreven we de 4 meest voorkomende valkuilen bij het realiseren van een digitale werkomgeving. Eén van deze fouten is het onderschatten van richtlijnen voor het beheer van het intranet (governance).

Toch is dit één van de meest belangrijke aspecten van de digitale werkomgeving. Het gebruik en beheer van intranet staat of valt hiermee. In dit artikel gaan we in op de 4 best practises voor governance van een intranet.

Governance

Alle processen die nodig zijn voor de ontwikkeling en het beheer van het intranet staan in de governance. Bovendien staat erin hoe (delen van) het intranet gebruikt worden binnen de organisatie. Daarbij is het goed te weten dat het intranet nooit een succes wordt zonder enige vorm van officieel beheer, zelfs als het intuïtief werkt en het zichzelf lijkt te beheren.

Best practise 1 – Rollen en verantwoordelijkheden bepalen

De eerste stap is het vaststellen van rollen en verantwoordelijkheden. Dit kan een lastige discussie zijn. Onze ervaring leert dat er binnen organisaties veel discussie bestaat over het eigenaarschap van intranet. Vaak wordt die opgeëist door de communicatieafdeling maar ook de IT-afdeling ziet zichzelf in die rol.

Toch is er niet één eigenaar. In plaats daarvan is er het intranetteam. Het team bestaat uit experts op het gebied van intranet-ontwikkeling en beheer. Vaak zijn dit medewerkers van functioneel- en technisch- beheer en projectleiders, content-eigenaren en de (management)sponsor.

Best practise 2 – Informatiestrategie opzetten

Een informatiestrategie beschrijft waar informatie wordt gecreëerd, gedeeld en gepubliceerd. Zo is het duidelijk wie de informatie maakt/reviewed en wanneer die gepubliceerd wordt. Er staat ook in welke doelen de diverse functies binnen het intranet hebben.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Kunnen we een document opslaan in een Yammer-conversatie(externe link) of Microsoft Group of plaatsen we deze in een documentcentrum?
• Hoe archiveren we informatie binnen het intranet? Is hier een vereiste voor?

De informatiestrategie beschrijft dit soort zaken op een heldere manier en wordt actief uitgedragen naar de gebruikers van het intranet. De strategie ondersteunt het intranetteam bij het up-to-date houden van het platform en vormt een duidelijke leidraad. De informatiestrategie is daarmee een vitaal onderdeel van het intranetbeheer.

Best practise 3 – Informatiecreatie bepalen

Eén van de grootste voordelen van het intranet is dat de gebruiker toegang heeft tot goede, relevante en tijdige informatie. Die informatie maakt het platform sociaal, informatief en relevant. Het is belangrijk dit niet te onderschatten en helder te maken wie informatie op het intranet kan plaatsen.

Best practise 4 – Communicatie en samenwerking

De medewerkers maken het intranet. Daarom is het belangrijk dat het governance-model hen niet limiteert of frustreert. Geef medewerkers een stem, bijvoorbeeld door ze ruimte te bieden om hun feedback te geven. Dan hebben ze een stem over de functie van het intranet en raken ze betrokken bij de ontwikkeling ervan.

Samenwerking en communicatie zijn belangrijk. Wanneer dit soort functies gestimuleerd worden, zal het platform groeien en het niveau van de medewerkers bij de organisatie stijgen.

Meer weten over de best practices van een intranet en een digitale werkomgeving?

Benieuwd naar hoe een intranet en digitale werkomgeving eruit kan zien voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.