Power BI impact op architectuur

Data moet de enabler zijn voor het versnellen van bedrijfsprocessen. Dat zou zomaar de missie kunnen zijn in een willekeurige datastrategie. Maar wat als vele Power BI gebruikers te pas en te onpas beroep doen op data dat leidt tot flinke data-overlap en -inconsistentie? Processen dreigen dan eerder te vertragen en om nog maar niet te spreken over het risico op onbetrouwbare informatie of een onverantwoorde druk op de capaciteit van systemen. Power BI gebruik heeft linksom of rechtsom impact op de business en IT-architectuur. Naast licentiebeheer, veiligheid en bijvoorbeeld distributiebeleid is het volgen van architectuurprincipes één van de vele aandachtspunten op weg naar regie op Power BI self-service functionaliteit.

Power BI op de agenda

Niet iedere IT-manager in een werkplekbeheeromgeving heeft Power BI gebruik hoog op de agenda staan. Ondanks dat deze interactieve datavisualisatietool standaard meegeleverd wordt met Microsoft 365 gaat de aandacht van beheerders in eerste instantie vaak uit naar de meest populaire applicaties zoals Outlook, Teams of SharePoint en generieke instellingen. Uitschakelen van Power BI wordt eenvoudigweg over het hoofd gezien. Daarmee staat de deur dus wagenwijd open om direct aan de slag te gaan met dit Zwitserse zakmes onder de rapportmakers. Voor gebruikers is het immers een gratis bonus in hun Microsoft omgeving. Bovendien is het relatief appeltje, eitje om in korte tijd de meest aantrekkelijke financiële rapportages op te leveren waar bestuurders en managers veel baat bij hebben. Zo kunnen al snel de meest bedrijfskritische rapportages de ronde doen zonder duidelijke richtlijnen. Hoog tijd dat IT-management aan de bel trekt voor een verantwoord en kosteneffectief gebruik van Power BI.

Centraal BI-competence center

Impact op architectuur valt en staat met hoe, wie en hoe vaak Power BI gebruikt wordt. Waar Finance professionals doorgaans zogeheten early adopters zijn, biedt Power BI eveneens uitkomst voor sales, marketing, HR of bijvoorbeeld collega’s werkzaam in een logistieke omgeving. Inzicht in de omvang en het type gebruik is cruciaal om te bepalen welke onderdelen echt relevant zijn. Bij een geavanceerd en breed omarmd gebruik van Power BI, is het raadzaam een centraal BI-competence team op te tuigen die kaders scheppen voor alle type Power BI gebruikers. Als data de enabler voor procesversnelling is volgens vastgestelde architectuurprincipes, moeten zoveel mogelijk rapportages voor iedereen toegankelijk zijn. Dat geldt zelfs soms voor externe partners zodat alle betrokken partijen voor dezelfde KPI’s kunnen gaan.

Architectuurprincipes

Dat kan natuurlijk, maar niet zonder heldere spelregels. Bijvoorbeeld voor de inzet van welke tooling om toegang tot data op te tuigen. Zo zijn er flink wat noten te kraken op het gebied van autorisaties. Worden autorisaties in de back-end geregeld of ga je deze bevoegdheden specifiek inregelen in de Power BI omgeving? Dat geldt ook voor het ontsluiten en opslaan van data. Het kan een architectuurprincipe zijn dat alleen importeren van data uit bestaande bronnen naar Power BI mogelijk is in plaats van het direct bevragen van de databron, of juist vice versa. Dat heeft uiteraard ook impact op het beheer en capaciteit van systemen. En als de architectuur uitgaat van de eis dat gegevens altijd opgeslagen en beschikbaar moeten zijn op een fysiek inzichtelijke plek binnen de landsgrenzen of Europa, heeft dat ook invloed op de te scheppen kaders.

Architectuurrichtlijnen helpen ook bij het tenant-beheer dat doorgaans bij IT of het centrale BI-competence team ligt. Ondanks dat de gehele tenant setting een aparte tak van sport is, kan een beheerder met behulp van architectuurprincipes in een eerste iteratie al door de tenant settings heen lopen om snel en eenvoudig de grootste risico’s op veiligheidsissues of ongeoorloofd datagebruik te voorkomen. Denk aan het beperken van visualisaties van derden of het zelf aanmaken van workspaces.

Hoe self-supporting moeten medewerkers zijn? Ook een architectureel vraagstuk dat aan de orde komt bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van datamodellen. Moet iedere willekeurige medewerker in staat zijn zelf modellen te maken en delen of worden alle datamodellen centraal gecomponeerd en gedeeld vanuit het BI-competence team? En hoe om te gaan met de zelfgemaakte creaties van medewerkers? Knullig in elkaar gezette rapportages zijn niet alleen frustrerend voor rapportgebruikers en -lezers, maar ook een grote aanslag op de capaciteit van systemen. Het centrale BI-team kan faciliterend zijn in het beschikbaar stellen van goed ontworpen semantische modellen die de basis vormen voor andere rapportmakers.

Concluderend

Kortom, zodra IT-management zicht heeft op het gewenste Power BI gebruik, is het zaak architecten aan te haken voor het scheppen van kaders die aansluiten bij de bestaande business- en IT-architectuur op weg naar een alom prettig en verantwoord gebruik van de interactieve datavisualisatietool voor iedereen! Hoe dat aan te pakken? Vraag gerust informatie aan. Of lees dan het verhaal over de meest voorkomende type gebruikers of het toekennen van Power BI workspaces

Informatie aanvragen        Data Services