Hier moet je opletten bij het toekennen van Power BI workspaces

Hoe deel je data en rapporten met anderen en wat is daarvoor de optimale workspacestructuur? Het is een duivels dilemma wetende dat de organisatie voortdurend in verandering is, collega’s van de ene naar de andere afdeling verhuizen en Microsoft met de zoveelste upgrade komt waarmee nu wel kan wat eerder onmogelijk leek. En wie krijgt dan welke rol in het beheren van de werkomgeving? Het zijn de twee belangrijkste te beantwoorden vragen op weg naar een gedegen distributiebeleid voor meer regie op Power BI gebruik.

Alle data in één workspace?

Rapporten in ontwikkeling, testwerk, acceptatiemateriaal en productie plus alle bijbehorende data in één workspace. Het komt regelmatig voor waarbij zelfs wel tien beheerders van alles en nog wat kunnen doen met de grote hoeveelheden content die allemaal in die ene workspace staan. Het resultaat is een onoverzichtelijke omgeving waarin een foutje zo gemaakt is. Met een paar drukken op de knop kan immers elke willekeurige beheerder per ongeluk een rapport of zelfs de hele workspace weggooien. 
Alles op één hoop gooien in een Power BI workspace is niet uit gemakzucht geboren. Betrokkenen zijn doorgaans niet op de hoogte van de valkuilen en risico’s die hiermee gepaard gaan. Daarom is het zaak dat IT-management orde op zaken stelt voor meer structuur, in- en overzicht en een heldere rolverdeling bij het toekennen en beheren van workspaces. 

De afnemer staat centraal

Het betekent niet dat alles in beton gegoten moet zijn want als er een reorganisatie op stapel staat of een andere manier van werken, is het fijn als workspaces zoveel mogelijk overeind kunnen blijven. Daarom is het raadzaam in eerste instantie vanuit afnemers van rapporten te redeneren. Rapportgebruikers, -ontwikkelaars, data- en business analisten zitten dwars door de organisatie heen. Ongeacht waar ze zich in de organisatie bevinden, blijven monteurs, HR-functionarissen of bijvoorbeeld bepaalde groepen accountmanagers daarentegen altijd wel bestaan. Geen slecht idee dus om juist vanuit die afnemersgroepen workspaces toe te kennen. De meest logische optie daarbij is onderscheid te maken tussen workspaces voor datasets, of wat inmiddels in Power BI semantische modellen worden genoemd, en een aparte omgeving voor rapporten. 
Tegelijkertijd moet helder zijn wie wat kan doen met welke content. Maak daarbij in ieder geval een scheiding tussen rapportmakers die hun producties in de workspace zetten en een soort van Release Manager die vaststelt of bepaalde rapporten gedeeld kunnen worden en met wie. Dit voorkomt dat afnemers verkeerde rapporten ontvangen. De administrator heeft sowieso de meeste rechten. Zo kan hij of zij de workspace naam en beschrijving wijzigen, een workspace weggooien en onderliggende rollen toewijzen. Deze alleskunner zit veelal in een centraal BI-competence team. Maar het kan ook een collega in de business zijn die met behulp van training en begeleiding verantwoordelijk wordt voor de eigen werkomgeving. Hoe dan ook is het wijsheid niet iedereen de hoogste rechten te geven zodat overzicht en een consistent werkproces gewaarborgd blijven.

Rapporten verdelen

De functionele eigenaar van rapporten voegt eveneens waarde toe. Dat is veelal de persoon die weet welke collega’s toegang moeten krijgen tot bijvoorbeeld de HR verzuimrapportages of het recruitment dashboard van het werving & selectieteam. Ondanks dat het in de praktijk nog wel eens voorkomt, is personen toeganggeven absoluut niet de taak van rapportmakers. Dat is echt aan de functionele eigenaar, waarmee je voorkomt dat bepaalde rapportages in verkeerde handen terechtkomen.

Voor het delen van rapporten biedt een app uitkomst. Niet de telefoon app maar een toegankelijk medium waar meerdere rapporten tegelijk aangeboden worden. Ga niet elk rapport individueel delen. Dat geeft onnodig veel extra werk bij mutaties in het gebruikersbestand. Met appdoelgroepen kun je daarnaast onderscheid maken welke groep afnemers welke rapportselectie mag bekijken. Zo kun je ervoor zorgen dat bijvoorbeeld managers meer of andere rapportages te zien krijgen dan medewerkers. Hoe dan ook is het niet verstandig eindgebruikers toegang te geven tot workspaces. Zij hebben nu eenmaal niet de benodigde technische kennis in huis. Bovendien is er dan geen onderscheid meer te maken in welke rapporten zichtbaar zijn voor wie. Dan is het alles of niets. 

Als eenmaal de distributie-aanpak bepaald is, moet duidelijk worden op welke manier medewerkers toegang krijgen tot de app. Zo kun je personen op individuele basis voor rapporten machtigen. Echter, het is veel veiliger en minder arbeidsintensief om een beroep te doen op security groepen. Deze teams bieden de mogelijkheid afnemers automatisch toegang te geven op basis van je rol of functie. Hoe dat op te zetten, hangt uiteraard af van de organisatie. Een gedegen strategie hiervoor is in ieder geval belangrijk.

Meer weten hoe je grip krijgt op Power BI gebruik?

Er zijn uiteindelijk meerdere wegen die naar Rome leiden voor de opzet van workspaces in een Power BI omgeving. Zorg in ieder geval voor een logische ordening waarbij je rekening houdt met de flexibele wereld van vandaag en morgen. Hoe dat aan te pakken? Vraag gerust informatie aan. Of lees meer over de invloed op andere governance-aspecten zoals architectuur, type gebruikers en veiligheid.