Hecht stapt succesvol over naar Smart Workspace

Hecht

Hecht bewaakt de gezondheid en veiligheid van inwoners van de regio Hollands Midden en is een deskundige partner binnen de zorg- en veiligheidssector. Hecht heeft een duidelijke missie: het verbeteren van het welzijn van inwoners in de regio. Dit doet zij door te werken aan gezondheid, veiligheid en kansen voor iedereen. Daarbij wil Hecht, waar het kan, ook gebruikmaken van digitale innovaties. De organisatie bestaat uit GGD Hollands Midden, GHOR Hollands Midden, RAV Hollands Midden en Zorg- en Veiligheidshuis Hollands Midden.

Productiviteit en samenwerking verhogen

Hecht wilde overstappen naar een nieuwe werkplekomgeving, volledig in de cloud. Ze kozen voor de Sogeti Smart Workspace. Daarmee kan Hecht medewerkers goed informeren en helpen om beter samen te werken en productiever te zijn. Medewerkers kunnen hun persoonlijke werkomgeving naar wens inrichten, met applicaties uit een centrale bibliotheek en directe toegang tot bestanden en contacten. De werplekomgeving is daarnaast beschikbaar via elk device, waardoor medewerkers altijd en overal veilig kunnen werken. 

Adoptie van nieuwe werkplekomgeving

Naast de technische verandering, wilde Hecht de overgang naar de nieuwe werkomgeving naadloos laten verlopen. Daarbij wilde de organisatie haar medewerkers centraal stellen. Zij gaan immers dagelijks met de nieuwe omgeving werken. Met de werkplekomgeving wilde Hecht het werkgemak, de operationele wendbaarheid en daarmee het werkplezier vergroten. En hoe helpen we onze mensen om de nieuwe technologie in hun dagelijkse werk te benutten? Om alles uit de werkomgeving te kunnen halen, wilde Hecht extra aandacht schenken aan de digitale vaardigheden van medewerkers.

Tijdens de inventarisatie fase van het project is vanwege tijdsdruk vanuit technische en security-aspecten een keuze gemaakt om de migratie van de twee technische entiteiten los van elkaar uit te voeren. Het was dus zaak om optimaal effectief te zijn in de uitwerking van de adoptiestrategie.

Adoptiestrategie

Sogeti heeft samen met Hecht een adoptiestrategie opgesteld voor de migratie van de eerste technische entiteit. Hierin lag de nadruk op de nieuwe werkplekomgeving als centrale hub: één plek waar medewerkers geïnformeerd worden, applicaties kunnen gebruiken en efficiënter kunnen samenwerken. De strategie stimuleerde een cultuur van positieve verandering en acceptatie van technologie, waarbij een club ambassadeurs naast het projectteam actief betrokken werd en enthousiast gemaakt over de voordelen van de nieuwe werkomgeving. 

De initiële adoptiestrategie was gebaseerd op vier principes:

1. Wendbaar en stapsgewijs: De introductie van de werkomgeving wordt in behapbare stukken opgedeeld en aanpassingen worden doorgevoerd in lijn met de prioriteiten van de verschillende afdelingen. Deze flexibiliteit maakt snelle bijsturing mogelijk.
2. Mensgericht: de behoeften en verwachtingen van medewerkers staan centraal. Zij worden geholpen om hun werkzaamheden en daarmee de missie van Hecht uit te voeren.
3. Duurzame resultaten: door de wijze van introduceren wordt een basis gelegd om nieuwe innovaties en adopties sneller te omarmen. Dit helpt Hecht bij volgende stappen in de digitale werkomgeving.
4. Intern eigenaarschap: Door de intensieve samenwerking tussen het projectteam, de communicatie- en opleidingsafdeling en ambassadeurs, zijn alle betrokkenen gemotiveerd om actief bij te dragen aan het succes van de nieuwe werkomgeving in hun RVE (resultaat verantwoordelijke eenheid).

Een uitzondering op de adoptiestrategie was er voor RAV. Hecht koos ervoor om Sogeti alleen de nulmeting te laten doen en de training te begeleiden. De adoptiestrategie bleef hetzelfde voor het kantoorpersoneel. Voor de ambulancemedewerkers heeft Hecht een eigen adoptie- en communicatiestrategie gebruikt.

“De ervaring en oplossingsgerichtheid van Sogeti waren van grote waarde om – gegeven tijdsdruk – een passende en gedifferentieerde aanpak te vinden voor onze gevarieerde gebruikspopulatie.”

René Verschoor – manager Financiën & ICT Hecht 

Inzicht in het gebruik

Om de strategie te ondersteunen, deed Sogeti een nulmeting in de organisatie. Daarmee werd een up-to-date beeld verkregen van de beleving van de huidige werkomgeving en de belangrijkste eisen aan de nieuwe werkomgeving. De meting bestond uit interviews en enquêtes. Hieruit kwamen bekende knelpunten naar voren, zoals de verouderde ICT-systemen en problemen met systeemintegratie. Daarnaast bleek dat medewerkers zich zorgen maakten over de overstap naar een nieuwe werkomgeving: zijn we daar niet veel tijd aan kwijt en zorgt dat niet voor een hogere werkdruk? Op basis van de nulmeting definieerde Sogeti verschillende doelgroepen. Daardoor kon medewerkers ondersteuning op maat bieden.

Inspect and adapt

Gedurende het project is de adoptiestrategie bijgesteld en is de volgende campagne gestart:

“Het wordt écht anders”
Moderne Digitale Werkplek [Samen]werken. Veilig, overal en altijd

Door de omvang van de migratie en de geuite zorgen over de impact van de wijziging door medewerkers, is het begeleiden van vooraf beoogde doelgroepen losgelaten. De focus is op het voldoende ondersteunen van medewerkers gelegd. Iedere medewerker heeft een klassikale (en online) basistraining ontvangen, waarin het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden door middel van de werkomgeving centraal stond. 

Continue verbetering

De lancering van een nieuwe werkplekomgeving vraagt om goede interne communicatie. Daarvoor zijn verschillende middelen ingezet, zoals e-mails/nieuwsbrieven, een adoptieportal, ambassadeursnetwerk, handleidingen, e-learnings en klassikale en online trainingen. In de eerste dagen van de nieuwe werkomgeving konden medewerkers met hun vragen terecht in een online vragenuur, gehouden door Hecht & Sogeti, een centrale mailbox en fysiek in de projectruimte op de hoofdlocatie in Leiden.
De communicatie en training van medewerkers blijft ook vandaag nog een continu proces. Door de feedback van medewerkers te blijven vragen en verzamelen, kan de omgeving continue blijven verbeteren.

Medewerker centraal

De communicatie, kennisoverdracht en trainingen zorgden voor een goede medewerker adoptie. Medewerkers hebben ervaren dat de digitale transformatie vooral om hun werkgemak en welzijn draaide.

Sogeti impact bij Hecht

• Verbeterde Samenwerking en Productiviteit: Door de overstap naar de Sogeti Smart Workspace kunnen medewerkers beter samenwerken en productiever zijn. De nieuwe werkplekomgeving biedt toegang tot applicaties en bestanden vanaf elk apparaat, wat de flexibiliteit en efficiëntie verhoogt.
   
• Verhoogde Digitale Vaardigheden: Hecht heeft extra aandacht besteed aan het verbeteren van de digitale vaardigheden van medewerkers. Dit helpt hen om de nieuwe technologie effectief te benutten in hun dagelijkse werkzaamheden, wat bijdraagt aan hun werkplezier en operationele wendbaarheid.
   
• Positieve Verandering en Acceptatie van Technologie: De adoptiestrategie stimuleerde een cultuur van positieve verandering en acceptatie van technologie. Door het betrekken van ambassadeurs en het bieden van uitgebreide training en ondersteuning, zijn medewerkers gemotiveerd om de nieuwe werkomgeving te omarmen.
   
• Continue Verbetering en Feedback: De lancering van de nieuwe werkplekomgeving is een continu proces van verbetering. Door middel van feedback van medewerkers en voortdurende communicatie en training, kan Hecht de werkomgeving blijven optimaliseren en aanpassen aan de behoeften van de medewerkers.