Duizenden documenten snel doorzoeken met IPA

Meer documentatie, minder mankracht

De hoeveelheid digitale documentatie binnen overheidsinstellingen neemt exponentieel toe. Denk aan jurisprudentie, e-mails, presentaties, rapporten en dossiers. Stuk voor stuk documentatie die belangrijke informatie bevat om beslissingen op te baseren. Hoe vinden overheidsorganisaties de juiste informatie in deze berg aan data? Gezien de datagroei en personeelsschaarste is het onmogelijk om deze toenemende workload op te vangen door nieuwe case managers en medewerkers aan te nemen. 

IPA maakt documentatie doorzoekbaar

Sogeti voorzag twee overheidsinstellingen van een Intelligent Proces Automation (IPA) solution om documentatie vindbaar te maken en zo de besluitvorming te ondersteunen. Deze oplossing maakt gebruik van verschillende technologieën: Natural Language Processing (NLP) en Artificial Intelligence (AI) om de tekst begrijpelijk te maken voor computers en de relevantie van bepaalde zoektermen te bepalen, en Robotic Proces Automation (RPA) om documenten te zoeken, deze te verrijken met extra informatie en gereed te maken voor medewerkers.

“We hebben de robot uit de case managers gehaald. Ze hoeven geen repetitieve zoektaken meer te doen, waardoor ze zich kunnen focussen op uitdagendere werkzaamheden die vragen om menselijke denkkracht.”

– Informatie Manager bij een van de klanten

Zoeken in communicatie-items

Sogeti voorzag een andere overheidsinstelling van een IPA-oplossing om miljoenen communicatie-items zoals e-mails en pdf’s te verrijken met metadata en te classificeren. Daarbij doorliep Sogeti twee stappen. Ten eerste worden documenten op basis van zoekvragen bij elkaar gezocht en automatisch verrijkt met metadatalabels. Ten tweede beoordeelt een AI-oplossing de documenten binnen deze groepen op hun inhoudelijke relevantie. Het AI-model kan dit doen doordat het heeft geleerd welke (combinaties van) key words bepalen of een document inhoudelijk relevante informatie bevat. Vervolgens worden de meest inhoudelijk relevante documenten automatisch apart gezet en als eerst aangeboden aan de medewerkers voor verdere behandeling.

Snellere besluitvorming

Dankzij IPA kunnen de overheidsorganisaties vele malen sneller de juiste informatie boven water krijgen. Bij een van de klanten verkorte Sogeti de documentverwerking van twee weken naar acht uur. Dat betekent dat besluitvormingsinformatie nu 93% sneller beschikbaar is, waardoor beslissingen weken eerder genomen kunnen worden. Bij de andere klant levert de IPA oplossing, door 1,3 miljoen documenten te verwerken, ruim 21.000 uur tijdswinst op.

“IPA is ter ondersteuning, niet ter vervanging. De overheidsmedewerkers houden altijd de controle: zij checken elk bestand voordat dit gepubliceerd of gebruikt wordt. Met IPA kunnen ze deze taak sneller, vollediger en objectiever uitvoeren”

– Deepa Mamtani – AI Advisor, Sogeti

Consistente, objectieve zoekresultaten

Een IPA-oplossing levert consistentere uitkomsten dan wanneer mensen documenten zoeken en beoordelen. Dat voordeel gebruikte Sogeti ook om de gebruikers te overtuigen. In een testcase kregen 30 medewerkers een set documenten met de opdracht: bepaal of deze bestanden inhoudelijk relevante informatie bevatten. De oplossing analyseerde dezelfde documenten. Dat deed de solution niet alleen veel sneller, maar ook met een consistenter eindoordeel dan de medewerkers. Waar de ene professional besluit een document goed te keuren voor verdere behandeling, houdt de andere datzelfde bestand tegen. Bij IPA gebeurt dat niet. Want deze oplossing is voorspelbaar en objectief: het legt elk bestand langs exact dezelfde meetlat.

Meer weten

Wil je meer weten over de kracht van IPA en hoe het jou organisatie kan helpen bij procesautomatisering? Neem gerust contact op met Eddy Visser of lees verder. 

Meer over IPA

Sogeti impact

• 93% snellere beschikbaarheid van besluitvormingsinformatie
• IPA neemt repetetieve, saaie werkzaamheden van case managers uit handen
• 21.000 uur tijdwinst
• IPA-oplossing levert consistentere uitkomsten dan mensen

Download de klantcase 

Sogeti impact bij overheidsinstelling

• Snellere documentverwerking: Met de IPA-oplossing van Sogeti kunnen overheidsorganisaties informatie 93% sneller verwerken, waardoor besluitvorming veel eerder mogelijk is.

• Automatisering van repetitieve taken: Sogeti’s oplossing gebruikt AI en RPA om documenten te verrijken en classificeren, wat case managers ontlast van tijdrovende zoektaken en hen laat focussen op complexere beslissingen.

• Significante tijdwinst: Door de verwerking van 1,3 miljoen documenten bespaart één klant ruim 21.000 uur, terwijl een andere klant dezelfde informatie nu binnen acht uur beschikbaar heeft in plaats van twee weken.

• Consistente en objectieve resultaten: De IPA-oplossing levert voorspelbare en consistente zoekresultaten, wat bijdraagt aan betrouwbaardere en efficiëntere besluitvorming.