Gemeente Bergen op Zoom pakt de regie over haar IT door digitale werkplekken

Gemeente Bergen op Zoom

Goede en veilige dienstverlening aan 68.000 inwoners. Dat is het voornaamste doel van de gemeente Bergen op Zoom. Met haar ruim 650 gemeentemedewerkers zet de middelgrote gemeente zich daar dagelijks voor in. Dat doen alle medewerkers samen met collega’s, inwoners en partners, op een slagvaardige en doortastende manier.
Efficiënt gemeentelijk bestuur vereist een goede samenwerking. Met inwoners en partners, maar vooral ook tussen gemeentemedewerkers. Het is dus logisch dat de gemeente Bergen op Zoom haar personeel daarin zo goed mogelijk wil faciliteren. Met een werkplekomgeving die aansluit op de behoefte van medewerkers, waarmee ze inwoners kunnen voorzien van passende (digitale) services en waarin privacygevoelige informatie goed beveiligd is.

De regie moet terug

De gemeente Bergen op Zoom wilde weer grip op haar werkplekomgeving en de achterliggende IT-infrastructuur krijgen. In de oude situatie kon de gemeente niet zelfstandig IT-beslissingen nemen omdat alle IT-contracten waren vastgelegd in een samenwerkingsverband van Bergen op Zoom met vier nabijgelegen gemeenten. Moest bijvoorbeeld de storage uitgebreid worden of was er interesse in een nieuwe SaaS-applicatie? Dan moesten vaak alle partijen in het intergemeentelijke samenwerkingsverband daarmee akkoord gaan.
Door het gebrek aan regie werd de gemeente Bergen op Zoom geregeld geconfronteerd met onverwachte IT-uitgaven. Hoe konden ze deze ad-hoc kosten voorspelbaarder maken en eventueel voorkomen? Het gebrek aan grip had ook impact op de kwaliteit van de dienstverlening. Medewerkers beschikten niet over de gewenste IT-middelen om inwoners zo goed mogelijk te kunnen helpen. Om de dienstverlening en de financiële voorspelbaarheid te verbeteren, besloot de gemeente uit het samenwerkingsverband te stappen en zelf een nieuwe werkplekomgeving en achterliggende IT-infrastructuur aan te schaffen.
De nieuwe IT-omgeving moest cloud ready zijn en aansluiten op de Common Ground-richtlijnen van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Ook informatiebeveiliging, datamanagement en integratie waren belangrijke aandachtspunten. Zo eiste de gemeente dat de data-uitwisseling binnen de nieuwe werkplekomgeving en achterliggende IT-infrastructuur veilig en gestructureerd zou plaatsvinden. Bovendien moesten de gemeentelijke administratieve systemen gekoppeld kunnen worden aan landelijke databases.

Sogeti Smart Workspace

Sogeti voorzag de gemeente Bergen op Zoom van 850 Smart Workspaces inclusief de achterliggende IT-infrastructuur. Deze werkplekomgeving draait grotendeels in de cloud. Daardoor kunnen medewerkers vanaf elk device en elke locatie werken met dezelfde Microsoft-applicaties die ze voorheen gebruikten. Na de loskoppeling van de oude infrastructuur nam Sogeti de oude omgeving tijdelijk over, bouwde een nieuwe IT-omgeving en verzorgde de migratie.

Grip

Bergen op Zoom heeftweerzelf grip op haar IT-omgeving en bijbehorende uitgaven.Zo is onlangs besloten om medewerkers te voorzien van een eigen door de gemeente beheerde laptop. Dat betekent dat de virtuele desktop niet altijd meer gebruikt wordt – een strategische beslissing die de gemeente nu volledig zelf kan maken. Voor het beheer richtte de gemeente met ondersteuning van Sogeti een eigen helpdesk op. Ook dat maakt de organisatie op IT-gebied onafhankelijk. En last but not least: doordat de regie terug is, zijn de IT-kosten weer voorspelbaar.

Informatiebeveiliging op orde

Met de werkplekomgevingkan de gemeente kwalitatief goede en veilige dienstverlening bieden. Sogeti neemt de informatiebeveiliging voor zijn rekening – essentieel in de huidige situatie waarin nieuwe cybercrime zichzelf in hoog tempo ontwikkelt. Zo kunnen de gemeente en haar inwoners erop vertrouwen dat persoonsgegevens en andere privacygevoelige informatie beschermd en beschikbaar zijn.

Focus op kernactiviteiten

Dankzij de Sogeti Smart Workspaces heeft de gemeente Bergen op Zoom weer tijd om zich bezig te houden met haar kernactiviteiten: het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners. Daarnaast kan de gemeente weer strategisch nadenken over IT en digitalisering. De basis is met de nieuwe werkplekomgeving en IT-architectuur immers goed geregeld, dus daar hoeven gemeentemedewerkers geen tijd, kosten en energie meer in te investeren.

“Deze moderne werkplek is een goede digitale basis voor onze medewerkers, waarbij ook veel aandacht is uitgegaan naar informatiebeveiliging. Daarnaast hebben we geen omkijken meer naar het beheer van deze digitale werkplek en de achterliggende IT-infrastructuur. Daardoor kunnen wij als gemeente de blik weer vooruit richten en ons focussen op het zo goed mogelijk helpen van onze inwoners.”

Joost Pals – Wethouder bedrijfsvoering en dienstverlening, gemeente Bergen op Zoom

“Met de overstap naar de Sogeti Smart Workspace heeft gemeente Bergen op Zoom zelf de controle over haar IT-omgeving en -uitgaven gepakt: een grote stap naar meer flexibiliteit en onafhankelijkheid. Wij zijn trots dat wij zo kunnen bijdragen aan het verbeteren van de interne samenwerking en de dienstverlening aan de burgers en bedrijven van Bergen op Zoom.”

Monika Romeijn – Head of Division Cloud & Development, Sogeti

Sogeti impact bij Gemeente Bergen op Zoom

• Sogeti voorzag de gemeente Bergen op Zoom van 850 Smart Workspaces inclusief de achterliggende IT-infrastructuur.
   
• Bergen op Zoom heeftweerzelf grip op haar IT-omgeving en bijbehorende uitgaven.Zo is onlangs besloten om medewerkers te voorzien van een eigen door de gemeente beheerde laptop.
   
• Met de werkplekomgevingkan de gemeente kwalitatief goede en veilige dienstverlening bieden.
   
• Dankzij de Sogeti Smart Workspaces heeft de gemeente Bergen op Zoom weer tijd om zich bezig te houden met haar kernactiviteiten: het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners.

Download Whitepaper: In 6 stappen naar een digitale werkplek waar werkgeluk centraal staat

Benieuwd hoe jij jouw informatiebeveiliging en dienstverlening kunt verbeteren met Sogeti Smart Workspace?