Agile en dan vooral Scrum, is een niet meer weg te denken begrip in softwareland. IT-dienstverleners hebben hele afdelingen gespecialiseerd in Scrumprojecten opgezet. Scrum is here to stay.

Maar één onderdeel wordt bijna altijd overgeslagen in de aanloop naar een Scrumproject: de beheerfase ná dat project. En dat is doodzonde, want met de steeds complexere systemen en steeds grotere projecten van vandaag de dag is juist de post-projectfase steeds belangrijker geworden. Beheer niet betrekken verhoogt het risico op puinhopen achteraf. En wie ruimt die puinhopen op?

Waar is beheer?

Bij de ontwikkeling van webapplicaties voorziet ‘een ideaal Scrumteam tenminste in de volgende expertises’:

• Product owner
• Scrummaster
• Interactieontwerper
• Visueel ontwerper
• Backend webdeveloper
• Frontend webdeveloper
• Copywriter
• Tester

Maar geen beheerder. Ook in artikelen zoals op Inspire en Frankwatching en zelfs in de officiële Scrum-guide uit 2014 wordt er niets over beheer gezegd!

Gigantische ticketloads

Een (helaas nog steeds) veel gemaakte denkfout bij zowel business- als projectmanagement is dat beheer pas aan het einde of zelfs na afloop van een project van belang is. Bij traditionele (waterval) projecten met een enkele oplevering aan het einde kan dat al grote gevolgen hebben, maar bij Scrumprojecten, waarbij software regelmatig en kort-cyclisch wordt opgeleverd en in productie wordt genomen, kunnen de gevolgen regelrecht rampzalig zijn. Gigantische ticketloads, lange wacht- en oplostijden, niet gehaalde KPI’s, gebruikers en servicedesks die niet weten waar ze aan toe zijn, de lijst is schier eindeloos.

Brug tussen business en IT

En dat is echt een gemiste kans, want door de unieke positie van functioneel beheer als brug tussen business en IT is een functioneel beheerder de ideale toevoeging aan een scrumteam. Door beheer vroeg in de projectfase te betrekken kun je veel problemen voorkomen. Voordelen van het vroegtijdig betrekken van functioneel beheer bij Scrum projecten zijn, onder anderen:

• Informatieprocessen bij zowel de business als de IT-leveranciers worden in een vroeg stadium geëvalueerd en veranderingen kunnen worden voorbereid.
• Er kan worden voorkomen dat de focus van de Product Owner (PO) volledig komt te liggen op nieuwe, van buitenaf zichtbare functionaliteit die alleen dient om de opdrachtgever tevreden te houden, daarbij de beheer(s)baarheid uit het oog verliezend.
• Hoe vaak wordt de documentatie wel niet vergeten of simpelweg niet belangrijk genoeg geacht om er überhaupt aandacht aan te besteden?
• Gebruikers en servicedesks worden van tevoren ingelicht over op handen zijnde wijzigingen. Hierdoor kan er bij elke release snel en effectief worden ingespeeld op optredende incidenten.

Deze lijst is lang niet uitputtend, maar geeft wel een beeld van de toegevoegde waarde van functioneel beheer binnen een project.

Afname openstaande incidenten van 90%

Onderstaande grafiek toont op het gebied van ticketafhandeling de toegevoegde waarde van functioneel beheer binnen een Scrumproject aan. De grafiek laat het verloop van het aantal openstaande incidenten over een heel jaar zien, gemeten vanaf de livegang van een groot landelijk systeem. In dit geval werd functioneel beheer pas ná de livegang betrokken bij het project. Na een behoorlijke inwerkperiode waarin vooral de puinhopen (h)erkend werden en de eerste verbeteringen werden voorgesteld, kwam het beheer daadwerkelijk op stoom. Het aantal openstaande incidenten is met maar liefst 90% afgenomen en de inkomende stroom gedaald van gemiddeld 236 per week in de eerste helft van het jaar naar minder dan 100 in de tweede helft.

Functioneel beheerder is een onmisbare schakel

De conclusie is dus dat een functioneel beheerder een onmisbaar lid van een Scrumteam is. Maar wat is dan de beste plek voor functioneel beheer in een Scrumproject? Als Product Owner? Of als analist? Toch niet als ‘developer’ in het ontwikkelteam?

Geen van allen

Laat een functioneel beheerder doen waar hij goed in is, ook in een Scrumteam: fungeren als brug tussen de belangen van de business en de mogelijkheden van de IT. Concreet zal een functioneel beheerder het beste tot zijn recht komen in het team van de Product Owner. Daar kan hij de PO ondersteunen bij bijvoorbeeld het opstellen van product backlog items en het analyseren van wensen en eisen, het namens de PO vroegtijdig informeren van gebruikers, servicedesks en andere stakeholders over op handen zijnde wijzigingen en het opstellen van documentatie.

Een project is pas geslaagd als het opgeleverde product geruime tijd na het project nog steeds naar behoren (en naar tevredenheid!) draait. Met het opnemen van een functioneel beheerder in je Scrumteam zorg je ervoor dat er voor en tijdens het project al wordt nagedacht over de periode ná het project en voorkom je dus dat er puinhopen ontstaan in de beheerfase.

Niemand wil puinhopen, toch?

Door functioneel beheer vanaf het begin bij een Scrumproject te betrekken voorkom je puinhopen achteraf. Wil je hier meer over weten neem dan contact op met onze contactpersoon.