5 tips voor succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers

1. Maak een checklist voor je onboarding programma

Nieuwe medewerkers en interne doorstromers brengen nieuw elan. Ze houden die energie vast en geven deze door als ze zich vanaf dag één echt waardevol voelen. Een checklist geeft grip zodat je niets vergeet en ze direct aan de slag kunnen. Kijk eerst per functiegroep wat een medewerker nodig heeft. Denk hierbij aan de middelen als een laptop, telefoon en software. Het is handig als je beschikt over slimme digitale werkplekken die per rol een set tools automatisch toewijzen.

TIP: Geef je nieuwe collega een warm welkom nog voordat die aan de slag gaat. Stuur twee weken voor de eerste dag een welkomstpakket met nieuwe laptop en telefoon. Maak het compleet met een enthousiaste welkomstbrief van de manager en de buddy die de nieuweling de eerste periode bijstaat. Een handleiding mag ook niet ontbreken. Hiermee kan de nieuwe medewerker of doorstromer wennen aan de nieuwe hard- en software.

2. Zorg voor een overzicht van toegangsrechten van medewerkers

Nieuwe medewerkers en doorstromers kunnen alleen direct aan de slag als ze over de juiste toegangsrechten beschikken. Het komt nogal eens voor dat nieuwe collega’s op hun eerste dag een ticket moeten aanvragen bij IT. Dit voorkom je met functieprofielen met bijbehorende toegangsrechten. Processen veranderen, vraag daarom regelmatig functiegroepen of ze nieuwe tools gebruiken.

3. Begin op tijd!

Voorkom dat nieuwe collega’s of nieuwe doorstromers dagen voor zich uit moeten staren omdat ze ergens vastlopen. Dit is funest voor hun motivatie en het imago van jouw bedrijf. Zorg daarom dat je het onboardingsproces ruim op tijd klaar hebt en houd het actueel.

TIP: Vraag altijd aan nieuwe collega’s hoe ze de onboarding ervaren en of ze nog ergens tegenaan gelopen zijn. Niet alleen attent, het houdt ook je onboardingsprogramma up-to-date!

4. Heb oog voor doorstromers!

Medewerkers die al jaren in dienst zijn krijgen niet altijd de aandacht die ze verdienen als ze intern van rol veranderen. Ze kennen het bedrijf toch door en door? Iemand die van IT overgaat naar sales gaat toch echt met totaal andere tools werken. Ook bij een rolverandering moet je kunnen vertrouwen op je functieprofielen in je HR-informatiesysteem. Zorg dat  de nieuwe toegangsrechten en tools zijn geregeld vóór de overstap.

TIP: Vaak hebben oudgedienden een heleboel toegangsrechten uit vorige rollen. Houd je governance op orde en trek bij rolverandering alle overbodige toegangsrechten in.

5. Garandeer een vliegende start met een goed adoptieprogramma

Ook wel eens klassikaal uitleg gehad over Excel of een andere tool? Of bij de introductie van een nieuwe tool een link naar een document of webinar? Vaak werkt dit niet zo goed. Wat wél helpt is hulp tijdens het werken met nieuwe tools. De meeste digitaal vaardige collega’s kunnen uit de voeten met digitale hulpmodules die ze tekstueel begeleiden tijdens elke stap die ze zetten. Komen de nieuwe medewerkers er niet uit? Dan staat een digitale assistent of collega klaar om te helpen.

Lees ook de andere blogs uit deze serie:

•  4x medewerkersbetrokkenheid verbeteren
•  Hoe optimaliseer je medewerkerstevredenheid?
•  De werkplek die zich blijvend aanpast

Whitepaper 

Wil je de productiviteit en het werkgeluk van je medewerkers verbeteren? Download dan nu de whitepaper: Werknemerstevredenheid verhogen met een digitale werkplek

Download whitepaper